Bürotechnik Uwe Seitz

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Archivierung

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AGB

unsere AGBs

E-Mail-Archivierung inoxision Archive Mail, revisionssichere Archivierung für jede Unternehmensgröße

Serienmäßig:
  unbegrenzte Mailkontenanzahl
  revisionssicher
  Smartphone Apps
  Tablet Apps
  Webclient
  Microsoft Outlook Integration
  Tobit David Integration
  Volltextverschlagwortung
  (inkl. der lesbaren Mailanhänge)
  secureMail Versandverfahren

Was ist inoxision Mail?

Inoxision Mail ist eine der innovativsten Softwarelösungen im Bereich der revisionssicheren E-Mail-Archivierung und ideal geeignet für Mail-Systeme wie Microsoft Exchange, Kerio Connect oder Tobit David.


 

Was kann inoxision Mail?

Sie können direkt über Ihr E-Mail-Programm Suchanfragen ausführen und auf bereits archivierte Informationen sekundenschnell zugreifen.

Auf einen Blick
- Serverbasierende E-Mail-Archivierung (Grundfunktion)
- Revisionssicher, E-Mails rechtssicher archivieren (Grundfunktion)
- Outlook-Integration (Grundfunktion)
- Tobit David-Integration (Grundfunktion)
- Mobile-Client (Grundfunktion)
- E-Mailklassifizierung, zusätzliche Ordnerstrukturen für Ihre E-Mailnachrichten (Grundfunktion)
- secureMail - E-Mails verschlüsselt versenden (Grundfunktion)
- umfassende, nutzerbezogene Zugriffssteuerung auf archivierte E-Mails (Grundfunktion)
- Phonetische OCR-Texterkennung (Optional)
- Integrationsclient Mail oder flexIntegrate Mail – Integration in nahezu jede Softwarelösung (Optional)
- Erweiterung Dokumentenarchivierung / DMS (Updatfähig auf inoxision Enterprise Suite)


Leitfaden für E-Mail-Archivierung, kostenloser Download 

PDF-Download zum Thema inoxision Archive Mail - rechtssichere E-Mail-Archivierung für Unternehmen und Behörden.


Kann ich später auch noch meine Papierdokumente und digital erzeugten Dokumente archivieren?

 

 

Anwender der inoxision Mail Archivierung können jederzeit zur inoxision Enterprise Suite wechseln und damit ihr Archiv um Dokumentenarchivierung und Dokumentenmangement (DMS) erweitern. Somit können Sie ihren gesamten Posteingang, Papierdokumente und digital erzeugte Dokumente in Ihr bereits vorhandenes Archiv einfließen lassen. Ein klarer Vorteil von inoxision Mail, welcher Ihr Unternehmens-Archiv zukunftsfähig macht.

 

  

 

 


E-Mail-Archivierung: Mit inoxision Archive Mail archivieren Sie Ihre E-Mails inklusive aller Anhänge revisionssicher und erzeugen so einen zentralen Datenpool, in welchem Sie Informationen sekundenschnell wiederfinden können.

 Mit der E-Mail-Archivierung inoxision Archive Mail archivieren Sie Ihre E-Mails inklusive aller Anhänge vollautomatisch. Dabei wird eine Kopie der E-Mail revisionssicher abgelegt. Der dabei erzeugte Inhaltsindex ermöglicht die sekundenschnelle Suche nach gewünschten Informationen. So bleiben Ihre Daten auch über Jahre hinweg per Mausklick verfügbar. Sie können direkt aus Ihrer E-Mail-Software (z.B. Microsoft® Outlook, Tobit David usw.) nach den gewünschten Nachrichten recherchieren. Die Volltextsuche ermöglicht das Recherchieren nach Informationen aus dem Nachrichtentext und den Anhängen. Die phonetische OCR-Texterkennung (optional) unterstützt Sie bei der Archivierung von Anhängen und Telefax-Nachrichten, welche Sie zuvor per E-Mail erhalten haben.
E-Mail-Archivierung inoxision Archive Mail steht für tiefe Integration in bestehende Software. Hierzu stehen die beiden innovativen (optionalen) Module flexIntegrate Mail sowie  Integrate Mail bereit, welche die schnelle Anbindung an Fremdanwendungen ermöglichen.

E-Mails archivieren und recherchieren

Mit ca. 3,8 Milliarden Mailkonten (Stand 2014) weltweit zählt die E-Mail zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln überhaupt. Gerade bei Unternehmen ist die Informationsflut kaum noch überschaubar, viele Informationen gehen verloren oder die Suche danach kostet Unmengen an Arbeitszeit. Mit der E-Mail-Archivierung inoxision Archive Mail generieren Sie Ihren eigenen zentralen Datenpool.  Je nach Zugriffsberechtigung kann der Nutzer direkt aus seiner E-Mail-Software oder optional aus der vorhandenen Unternehmenssoftware (ERP, CRM, WWS, Behördensoftware) im Archiv recherchieren und sekundenschnell die gewünschten Informationen finden. 

Inoxision Archive Mail archiviert Ihre E-Mails revisionssicher und erfüllt die geforderten gesetzlichen Vorgaben für Unternehmer.

Funktionen:

serienmäßig

  • Archivieren
    inoxision Archive Mail archiviert ein- und ausgehende E-Mails aus Ihrem Mailsystem, wahlweise voll- oder halbautomatisch. Die dauerhafte Speicherung der E-Mails direkt in Ihrem E-Mailsystem ist deshalb nicht mehr nötig und entlastet dieses entsprechend. Während bei der Vollautomatik der gesamte E-Mailverkehr automatisch und serverbasierend im Hintergrund archiviert wird,  können bei der halbautomatischen Archivierung E-Mails einzeln und individuell aus Ihrem Mailclient (wie z.B. Microsoft Outlook) an inoxision Archive Mail übergeben werden.
  • Mailklassifizierung
    Prinzipiell sind E-Mails als eher unstrukturierte Daten zu verstehen, neben einem eindeutigen Absender, Empfänger...

    sowie einem Versand / Empfangszeitpunkt sind alle anderen Daten nur unformatierte Textinformationen. Mit inoxision Mail wird es jedoch möglich, E-Mails individuell zu klassifizieren und hiermit weitere Ordnungsstrukturen zu schaffen.Um eine E-Mail zu einem speziellen Thema gezielt wieder zu finden, genügt es zwar in den meisten Fällen mittels der Volltextsuche zu recherchieren (welche bei inoxision Mail auch die E-Mailanhänge mit beinhaltet) – um jedoch alle Nachrichten zu einer Projektnummer auf einen Blick zu sehen ist eine Volltextsuche nicht exakt genug.Bei einer reinen Volltextsuche nach der Projektnummer „1234“ würden alle E-Mails erscheinen, bei welchen der Wert „1234“  an irgendeiner Stelle (Betreff, Nachrichtentext usw.) vorkommt - unabhängig davon, ob die Nachricht wirklich zum Projekt gehört oder nicht. Weiterhin würden dem Projekt zugehörige E-Mails, bei welchen die Projektnummer nicht vermerkt ist, gar nicht erscheinen. Mit inoxision Mail ist es möglich, auch diese Anforderung hervorragend zu lösen. So kann Ihnen Ihr inoxision Fachhandelspartner beliebig viele weitere Klassifizierungsfelder zusätzlich anlegen - ordnen Sie dann direkt aus Ihrem E-Mailclient (z.B. Microsoft Outlook oder Tobit David) eine Nachricht einem Projekt zu. Zukünftig recherchieren Sie bequem über die Projektnummer oder die Projektbezeichnung - und sehen auf einen Blick alle dazugehörigen E-Mails unabhängig vom Absender oder Empfänger. 

    Das hier dargestellte Beispiel mit der projektbezogenen Zuordnung ist nur eine von vielen Möglichkeiten. Je nach Anforderung können E-Mails auch einer Abteilung, Artikelgruppe, Vertragsnummer, Gerätenummer u.v.m zugeordnet werden. 

  • Tobit David Integration
    Mit dem serienmäßig in inoxision Mail enthaltenen Plugin für Tobit David recherchieren Sie direkt nach einer E-Mail...

    oder übergeben eine solche individuell mit zusätzlichen Informationen wie z.B einer Projektnummer in das Archiv.
    Mit dem inoxision Plugin für Tobit David nutzen Sie die Funktionen von inoxision Mail direkt aus Ihrem Mailclient. 

  • Zugriffsberechtigungsmanagement
    Lassen Sie die Nutzer nach Ihren individuellen Regeln auf E-Mails zugreifen!

    Lassen Sie die Nutzer nach Ihren individuellen Regeln auf E-Mails zugreifen. Mit inoxision Archive Mail können Sie den Zugriff der einzelnen Nutzer auf den entstehenden zentralen Datenpool steuern. Nicht jeder Nutzer darf jede E-Mail lesen, je nach Freigabe wird dennoch die Recherche im Teambereich ermöglicht. Beispiel: Ein Geschäftsführer kann mit voller Leseberechtigung im gesamten Datenpool recherchieren, ein Lager-Mitarbeiter nur E-Mails, welche das Lager betreffen. Der rechtegesteuerte Zugriff auf E-Mails steigert somit die Unternehmenskommunikation. 

  • secureMail
    inoxision Mail kümmert sich nicht nur um die sichere Archivierung der Mailkommunikation – inoxision Mail User erhalten...
    zusätzlich die Funktion inoxision secureMail, welches ihnen ermöglicht, verschlüsselte E-Mails aus Microsoft Outlook zu versenden die der Empfänger nur durch Passworteingabe einsehen kann.
    inoxision secureMail stellt Ihnen direkt in Microsoft® Outlook die Funktion „Sicher Senden“ zur Verfügung. Hierbei wird die E-Mail inkl. aller Anhänge automatisch in ein kennwortgeschütztes, 256 Bit AES-verschlüsseltes PDF konvertiert und versendet. Vorher haben Sie noch die Möglichkeit, ein manuell oder automatisch generiertes Passwort zu vergeben. Nur über dieses Passwort ist es dem Empfänger dann möglich, die Inhalte und Anlagen der E-Mail einzusehen. Dieses Passwort können Sie dem Empfänger dann auf einem Weg Ihrer Wahl mitteilen.
    inoxision secureMail schlägt Ihnen ein manuell für einen E-Mailempfänger vergebenes Passwort bei der nächsten E-Mail an denselben Empfänger automatisch wieder vor und unterstützt damit auch die Verwendung eines mit einem E-Mailempfänger vereinbarten Einheitspassworts (Natürlich ist es auch möglich, jeweils ein neues Passwort zu verwenden).
  • MobileClient
    Bereits serienmäßig bringt inoxision Mail einen mobilen Client (App) für Windows Phone / Windows Tablets mit,
    mit welchem Sie mobil auf Ihr E-Mailarchiv zuzugreifen. Natürlich sicher und nur, wenn Sie diese Funktion auch gezielt einrichten. Bisher war es kaum möglich, mobil auf ein historisches E-Mail-Archiv zuzugreifen - die mobilen Clients von inoxision Mail sind deshalb besonders attraktiv.
    Mit dem bereits serienmäßig bei inoxision Mail enthaltenen mobilen Client für Windows Phones und Windows Tablets erhält jeder inoxision Mail User die Option, ausgehend von jeweils zwei mobilen Endgeräten auf „sein“ E-Mailarchiv zuzugreifen.
    Für die E-Mailrecherche kann sowohl direkt über Absender und/oder Empfänger gesucht werden, als auch nach einem beliebigen im E-Mail oder Anhang vorkommendem Wort/Textfragment (Volltextsuche). Sofern Sie weitere Mailklassifizierungsfelder wie bspw. eine Projektnummer führen, kann auch gezielt nach diesen gesucht werden.
    Der mobile Zugriff ist sicher und wird optional von Ihrem inoxision Mail Fachhandelspartner oder Ihrem  Administrator eingerichtet.
  • Microsoft Outlook Integration
    Mit dem serienmäßig in inoxision Mail enthaltenen Plugin für Microsoft Outlook recherchieren Sie direkt nach einer E-Mail...
    oder übergeben eine solche individuell mit zusätzlichen Informationen wie z.B einer Projektnummer in das Archiv.
    Mit dem inoxision Plugin für Microsoft Outlook nutzen Sie die Funktionen von inoxision Mail direkt aus Ihrem Mailclient.
  • Recherchieren
    Mit inoxision Mail finden Sie die gesuchten E-Mails schnell mit Hilfe verschiedener Kriterien wieder... Für die Suche steht sowohl der inoxision-eigene Client für PC oder Windows Phone/Tablet zur Verfügung als auch die direkte Recherchemöglichkeit aus Microsoft Outlook und Tobit David. Über das optionale Modul inoxision flexIntegrate Mail oder inoxision Integrationsclient Mail ist weiterhin die Suche direkt aus Ihrer schon vorhandenen Software (wie bspw. dem Adresstamm Ihrer Warenwirtschaft oder Ihres CRM-Systems) möglich.
    Gesucht werden kann sowohl durch Angabe der E-Mailadresse (auch mit Platzhaltern), einem im E-Mailtext enthaltenem Wort als auch über ein im Anhang der E-Mail vorkommendes Wort bzw. Textfragment.
    Je nach Einstellung der Zugriffsberechtigungen kann die Recherche auch mailkontenübergreifend erfolgen (zum Beispiel für eine info@-Adresse Ihrer Firma) . Über die Klassifizierungsfunktion von inoxision Mail ist es weiterhin möglich E-Mails fest einer bspw. Projektnummer zuzuordnen und die E-Mail über diese auch wieder zu finden.
  • Sicherheit
    Sicherheit zum Ersten - „Datenbank“: inoxision Mail arbeitet mit dem Microsoft SQL Server...

    (bzw. Microsoft SQL Express) und nutzt damit eine der meistverwendeten Datenbanken im Business-Bereich (Zukunftssicherheit).
    Sicherheit zum Zweiten - „Datenschutz“: Es gibt klare Zugriffsberechtigungen, die durch Ihren Administrator (oder ext. Zuständigen) punktgenau eingestellt werden können.

    Sicherheit zum Dritten - „Unabhängigkeit vom E-Mailsystem“: Durch den Einsatz von inoxision Mail sind Sie unabhängig von Ihrem eigentlichen E-Mailsystem oder dessen Datenbankprogramm (Probleme können bspw. durch eine defekte PST-Datei entstehen). Auch ein Wechsel des E-Mailsystems beeinflusst die in inoxision Mail abgelegten E-Mails nicht. 

  • Revisionssicher - Gesetzeskonform
    Mit inoxision Archive Mail wird der E-Mailverkehr revisionssicher archiviert. Die für alle Unternehmen/Behörden geltenden gesetzlichen Vorgaben und Pflichten des jeweiligen Landes zur revisionssicheren Ablage aller steuerlich oder handelsrechtlich relevanten E-Mails können hiermit erfüllt werden. Mit der Möglichkeit zur vollautomatischen E-Mail-Archivierung aller E-Mailkonten schließen Sie die Gefahr für Ihr Unternehmen aus, dass ein Mitarbeiter die Relevanz einer E-Mail nicht erkennt und diese deshalb nicht archiviert.

    Fazit:
    Mit ca. 3,8 Milliarden Mailkonten (Stand 2014) weltweit zählt die E-Mail zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln überhaupt. Gerade bei Unternehmen ist die Informationsflut kaum noch überschaubar, viele Informationen gehen verloren oder die Suche danach kostet Unmengen an Arbeitszeit. Mit inoxision Archive Mail generieren Sie Ihren eigenen zentralen Datenpool. Je nach Zugriffsberechtigung kann der Nutzer direkt aus seiner E-Mail-Software oder optional aus der vorhandenen Unternehmenssoftware (ERP, CRM, WWS, Behördensoftware) im Archiv recherchieren und sekundenschnell die gewünschten Informationen finden.  Inoxision Archive Mail archiviert Ihre E-Mails revisionssicher und erfüllt die geforderten gesetzlichen Vorgaben für Unternehmer.
  • Serverbasierende E-Mailarchivierung
    inoxision Mail ist serverbasierend und wird auf einem System in Ihrem Hause oder Rechenzentrum betrieben...
    Hierdurch werden Ihre E-Mails zentral gesichert und verwaltet - bei gleichzeitiger Entlastung der Clients.
    Es entsteht eine vielschichtige und mailkontenübergreifende Recherchefunktionalität für alle Nutzer. Natürlich nur, wenn es die persönlichen Zugriffsrichtlinien explizit erlauben.

optional

  • Integrationsclient Mail
    Mit dem Integrationsclient Mail besteht die Möglichkeit, eine Verbindung zwischen anderen Softwarelösungen...

    und inoxision Mail zu schaffen. Der Integrationsclient Mail kann sowohl für Ablage- als auch für Rechercheprozesse verwendet werden.

    Mit einer Integration wird es für den Anwender möglich, durch einen einzigen "Klick" alle archivierten E-Mails zu einem in seiner Unternehmenssoftware (ERP, CRM, uvm.) angelegten Kunden einzusehen.

    Praktische Anwendungsfälle:
    • Integration einer Einzel-Mailablage in verschiedenen E-Mailclients
    • Rechercheergebnislisten direkt in der Fremdsoftware (z.B. Anzeige aller E-Mails eines Geschäftskontakts direkt in der Oberfläche Ihrer bestehenden Kundenverwaltung)
    • Schaffung einer gänzlich eigenen Benutzeroberfläche

    Wo eine Integration in die bestehende Firmensoftware aus technischen Gründen nicht möglich ist, bieten wir inoxision flexIntegrate Mail. Mit flexIntegrate Mail kann nahezu jede Software ohne Programmierkenntnisse an inoxison Mail angebunden werden.

  • OCR-Textzeichenerkennung
    Wenn Sie in Ihrem E-Mailsystem auch Telefaxnachrichten verwalten, können Sie optional mit der für inoxision Mail erhältlichen... OCR-Textzeichenerkennung ein Telefaxnachricht mit Volltextinformation archivieren - und so über ein im Telefax enthaltenes Wort wiederfinden.

    Wenn Sie in Ihrem E-Mailsystem auch Telefaxnachrichten handhaben, werden diese standarmäßig im inoxision Mail abgelegt und sind durch die im Betreff der Nachricht vorhandenen Telefaxabsendernummern jederzeit recherchierbar.

    Mit der optional für inoxision Mail erhältlichen OCR-Erkennung wird nun zusätzlich beim Ablegen der Nachricht das im Anhang befindliche Telefax durch unsere hochwertige OCR-Erkennung erfasst und die erkannten Worte und Zahlen in den Volltextindex der archivierten Nachricht übergeben. So finden Sie eine archivierte Telefaxnachricht auch über einzelne Wörter wieder. Die OCR-Technik von inoxision Mail ist hochwertig und mit phonetischer Technologie ausgestattet. Der Erfolg der Texterkennung hängt wie bei jeder OCR-Software von der Schriftqualität ab. Die Texte eines maschinell erstellten Telefaxes ohne Übertragungsverluste werden also eher erkannt als bspw. ein von Hand geschriebenes Telefax.

    Phonetische Technologie?
    Ein in der OCR-Engine enthaltenes Wortarchiv, welches die gescannten Zeichen auf Plausibilität vergleicht und so ein hervorragendes OCR-Ergebnis erzeugt.
  • flexIntegrate Mail
    inoxision flexIntegrate Mail ermöglicht es Ihnen, auch direkt aus Ihren anderen Softwareprodukten...

    wie z.B. Warenwirtschafts-, Finanzbuchhaltungs- oder CRM-Systemen, auf die zu einer Adresse archivierten E-Mails zuzugreifen – und das ohne Programmieraufwand!
    Sicherlich nutzen Sie bereits Software zur Kundenpflege (CRM) oder ein Warenwirtschaftssytem (ERP) und verwalten dort die E-Mailadressen Ihrer Kunden und Geschäftspartner. Mit inoxision flexIntegrate Mail besteht die Möglichkeit, direkt in der Nutzeroberfläche Ihrer bestehenden Softwarelösung einen Button für die E-Mailrecherche zu platzieren. Ein „Klick“ auf diese Schaltfläche genügt und flexIntegrate Mail holt sich alle verfügbaren Informationen zu dieser E-Mailadresse/zu diesem Kunden aus den E-Mail-Archivdaten und zeigt Ihnen diese sofort an - ein schneller Zugriff ohne zeitaufwendige Suche in verschiedenen Anwendungen.

    Damit dies möglich wird, passt Ihr inoxision Fachhandelspartner das Modul flexIntegrate Mail einmalig an die Oberfläche Ihrer Software an. Einzige Voraussetzung ist, dass die Software die E-Mailadresse an einer wiederkehrend einheitlichen Stelle auf dem Bildschirm anzeigt.

     

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